Aboshکشف فرایند یعنی روشن‌کردن اینکه کار واقعاً چگونه انجام می‌شود؛ با ورودی، تحویل، تصمیم و استثناهایش. SIPOC مرز کلی میدهد؛ نقشهٔ دقیق فرایند، مراحل و شاخه‌ها را نشان میدهد؛ تحلیل سابقهٔ رخداد، مسیر و زمان ثبت‌شده را آشکار میکند. اگر پرسش نیاز دارد، آن‌ها را با هم به کار ببرید. هیچ‌یک جای شاهدِ مفقود را نمی‌گیرد. مدل را با افراد انجام‌دهنده تأیید کنید، مراحل ثبت‌نشده را نگه دارید و جزئیات را بر اساس تصمیم لازم انتخاب کنید.
پیش از رسم، مرز و سطح جزئیات مناسب را انتخاب کنید.
مشاهدهٔ مستقیم و رخداد سیستم را بدون گم‌کردن کار دستی ترکیب کنید.
SIPOC، VSM، نقشهٔ فرایند و سطوح طبقهبندی را جدا نگه دارید.
با SIPOC روی محدودهٔ داخل فرایند توافق کنید
SIPOC از واژه‌های تأمین‌کنندگان، ورودی‌ها، فرایند، خروجی‌ها و مشتریان ساخته شده است. ASQ آن را نمایی کلی می‌داند و در SIPOC+CM، محدودیت‌ها و سنجه‌ها را هم اضافه میکند. این ابزار اغلب در تعریف مسئلهٔ شش سیگما یا پیش از بهبود کایزن مفید است، اما تعریف مرز، مختص هیچ‌یک از این دو روش نیست.
وقتی تیم دربارهٔ شروع فرایند، ورودی لازم یا استفاده‌کنندهٔ نتیجه اختلاف دارد، هنوز مفید است. همهٔ شاخه‌های تصمیم و زمان انتظار را توضیح نمی‌دهد. برای آن پرسش‌ها نقشهٔ دقیق‌تر بسازید.
مرز را حول یک درخواست واقعی بسازید
برای فرایند فرضی تأیید مسیر ساخت، از درخواست پذیرفته‌شده شروع و به مسیری ختم کنید که برنامه‌ریز بتواند استفاده کند. نقشهٔ فنی، مقدار و موعد لازم را توافق کنید، سپس بپرسید چه کسی هر مورد را میدهد و چه کسی می‌گیرد.
فرایند کسب‌وکار هفت‌مرحله‌ای و عمومی نداریم. توالی کوتاه اینجا، روش محلی کشف است، نه ادعایی دربارهٔ کار همهٔ کسب‌وکارها. آن را با پروندهٔ واقعی اعتبارسنجی کنید و کار ردشده یا برگشتی را هم وارد کنید.
| تأمینکننده | ورودی | مرز فرایند | خروجی | مشتری |
|---|---|---|---|---|
| درخواست‌کننده | نقشهٔ جاری، مقدار و موعد | از پذیرش درخواست تا تأیید مسیر | مسیر تأییدشدهٔ قابل استفاده | برنامه‌ریز تولید |
- نتیجهٔ مشتری را توافق کنید
مشخص کنید چه چیزی خروجی را قابل استفاده میکند و چه کسی آن را می‌گیرد.
- مرز را تعیین کنید
رخداد شروع و پایانِ قابل مشاهده را بنویسید.
- ورودی لازم و تأمینکننده را فهرست کنید
ببینید برای شروع کار چه چیزی باید حاضر باشد.
- پرونده و استثنا را دنبال کنید
پیش از افزودن خانه‌های جزئی، مسیر واقعی را ببینید.
- اعتبارسنجی و پرسش بعدی را انتخاب کنید
اختلاف را روشن کنید و ناشناخته‌ها را نشان دهید.
سابقهٔ رخداد را با کار افراد تطبیق دهید
فرض کنید درخواست فرضی ساعت ۰۹:۰۰ دریافت، ۱۰:۰۰ اصلاح، ۱۱:۰۰ تأیید و ۱۱:۱۵ آزاد می‌شود. زمان سپری‌شدهٔ ثبت‌شده ۱۳۵ دقیقه است. تماس تلفنی بین اصلاح و تأیید ممکن است یک تحویل را توضیح دهد، بدون اینکه رخداد سیستمی داشته باشد.
همان‌طور که بیانیهٔ IEEE جدا میکند، فرایندکاوی میتواند مسیر ثبت‌شده را کشف کند، انطباق را بسنجد یا مدل موجود را بهبود دهد. سابقه‌ها به شناسهٔ پرونده، فعالیت و زمانِ معنادار نیاز دارند. نبود رخداد ثابت نمی‌کند کاری انجام نشده است.
سطوح نقشه به قرارداد مشخص نیاز دارند
چارچوب طبقهبندی فرایند APQC، پنج سطحِ دسته، گروه فرایند، فرایند، فعالیت و وظیفه را نام می‌برد. این طبقهبندی به سازمان‌دهی فهرست فرایندها کمک میکند. الزام نمی‌کند هر نقشه پنج لایه داشته باشد یا جریانش را تجویز نمی‌کند.
سازمان‌ها از L1، L2، L3 و L4 هم برای سلسلهمراتب محلیِ کلی تا جزئی استفاده می‌کنند. معنای هر برچسب را در همان محل بنویسید. فهرست واحدها، طبقهبندی فرایند و جریان کار مرحله‌به‌مرحله، نماهای متفاوت‌اند؛ حتی اگر نام‌های یکسانی در آن‌ها باشد.
BPM، کار مدیریتیِ پیرامون نقشه است
مدیریت فرایند کسب‌وکار به طراحی، اجرا، اندازه‌گیری و بهبود فرایندها مربوط است. تأیید مسیر ساخت یک مثال است؛ پاسخ کیفیت تأمینکننده یا درخواست نگهداری، مثال‌های دیگرند. وقتی فرایند از تیم‌ها یا سیستم‌های مختلف می‌گذرد، این کار مستمر همچنان موضوعیت دارد. خرید محصول BPM، انتخاب جداگانه‌ای است.
برای جریان سرتاسری مواد و اطلاعات و نردبان زمانی آن، نقشهٔ جریان ارزش را انتخاب کنید. وقتی سابقهٔ مناسب میتواند پرسش مسیر یا زمان را پاسخ دهد، از فرایندکاوی استفاده کنید. مشاهدهٔ گمبا میتواند کاری را پیدا کند که در سابقه نیست.
برای بررسی جزئی‌تر جریان و انتظار، [ویدیوی نقشه‌برداری جریان ارزش](https://www.youtube.com/watch?v=uXEOuxC1tus) را ببینید.
وقتی جزئیات اضافه تصمیم را عوض نمی‌کند، متوقف شوید
شاخه‌هایی را رسم کنید که بر نتیجه، ریسک یا تأخیر انتخاب‌شده اثر دارند. فقط چون ابزار میتواند صفحه و کلیک را ضبط کند، همه را کپی نکنید. منبع، مسئول و عدم‌قطعیت مراحل مهم را نگه دارید.
پیش‌نویس را با افراد انجام‌دهنده و یک نفر دریافت‌کنندهٔ خروجی بخوانید. اگر بر معنای تکمیل توافق ندارند، پیش از سنجش عملکرد، آن مرز را اصلاح کنید. سابقهٔ ویرایش‌پذیر، SIPOC و فرض‌های رخداد را کنار هم می‌گذارد؛ ادعا نمی‌کند نمودار، علت واقعی را کشف کرده است.
مثالی مرتبط از ابوالفضل
نقشهٔ تأیید را با حلقهٔ اصلاح در سابقهٔ رویداد مقایسه کنید.
به انگلیسی در وبلاگ شخصی ابوالفضل، بنیان‌گذار Vrolen. مطالعهٔ مرتبط است، نه منبع فنی مستقل.
چک‌لیست عملی
- مشتری و خروجی قابل استفاده را مشخص کنید.
- رخداد شروع و پایانِ قابل مشاهده را توافق کنید.
- ورودی لازم و تأمین‌کنندهٔ آن را فهرست کنید.
- پروندهٔ واقعی را با افراد انجام‌دهنده دنبال کنید.
- استثنا و تحویل دستی را ثبت کنید.
- شناسهٔ پرونده، معنای فعالیت و زمان را تأیید کنید.
- برچسب سطح نقشهٔ محلی را روشن تعریف کنید.
- پیش از افزودن جزئیات، تصمیم بعدی را انتخاب کنید.
پرسش‌های متداول
پرسش‌های متداول
منابع و مطالعهٔ بیشتر
منابع معتبر استفاده‌شده برای پژوهش و بررسی این راهنما.